• Zwiększenie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia dla wszystkich uczestników spotkań / wydarzeń oraz pracowników / dostawców obsługujących dane spotkanie/wydarzenie.
• Ograniczenie liczby kontaktów w miejscu spotkania/wydarzenia, w danym przedziale czasowym, w ramach zabezpieczenia przed ryzykiem zakażenia koronawirusem.
• Kompleksowe działanie dostosowane do aktualnej sytuacji epidemiologicznej i obowiązujących przepisów prawa.

Wytyczne zostały podzielone na cztery części.

[accordion]

[toggle title=”Zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu realizacji wydarzenia/spotkania” state=”closed”]

Zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu realizacji wydarzenia/spotkania

• Dostosowanie liczby uczestników do obowiązujących przepisów tj. przebywanie nie więcej niż 1 osoby na 2,5 m2 powierzchni dostępnej dla uczestników, z wyłączeniem obsługi.
• Należy bezwzględnie przestrzegać ograniczeń i kontrolować liczbę osób przebywających na terenie wydarzenia.
• Do momentu pełnego przywrócenia ruchu granicznego realizuje się wyłącznie wydarzenia / spotkania krajowe.
• Układ przestrzenny (tzw. set-up, tj. m.in. ustawienie krzeseł, stołów, sceny etc.) spotkania / wydarzenia powinien zostać zorganizowany w sposób:
  • zapewniający zwiększenie fizycznej odległości między uczestnikami spotkania / wydarzenia min. 1,5 metra;
  • uniemożliwiający samodzielny wybór miejsca przez uczestnika wydarzenia / spotkania (miejsca / krzesła itp. specjalnie oznakowane i przypisane do danej osoby).
• Należy zapewnić w miejscu realizacji spotkania / wydarzenia odpowiednią liczbę dozowników z płynem do dezynfekcji rąk dostępnych dla uczestników wydarzenia / spotkania, a w szczególności przy wejściach na teren spotkania, w obszarze recepcji, przy wejściu do wind, punktów gastronomicznych oraz przy wejściu/wyjściu z toalet.
• Należy zapewnić regularne (kilka razy w ciągu dnia, nie rzadziej niż co godzinę, w zależności od liczby uczestników, skali przedsięwzięcia, czyszczenie powierzchni wspólnych, z którymi stykają się uczestnicy wydarzenia / spotkania, takich jak: toalety, windy, klamki, poręcze, blaty, oparcia krzeseł, włączniki świateł, przyciski, uchwyty, oraz innych, często dotykanych powierzchni.
• Należy utrzymywać w pomieszczeniach dobrą wentylację, należy często je wietrzyć (szczególnie przed, jak i po samym wydarzeniu / spotkaniu) oraz kompleksowo myć / sprzątać przy wykorzystaniu odpowiednich środków czyszczących miejsca realizacji wydarzenia / spotkania zarówno przed jego rozpoczęciem, jak i po jego zakończeniu (niezwłocznie).
• Zorganizowanie stref wejścia / wyjścia na teren realizacji wydarzenia / spotkania zgodnie z poniższymi zaleceniami:
  • W widocznym miejscu przed wejściem na teren spotkania / wydarzenia powinna być umieszczona instrukcja dot. mycia rąk, zdejmowania i zakładania rękawiczek, zdejmowania i zakładania maseczki, a  przy dozownikach z płynem do dezynfekcji – instrukcja prawidłowej dezynfekcji rąk.
  • Oczekiwanie w kolejce do wejścia na teren spotkania powinno umożliwiać min. 1,5-metrową odległość między uczestnikami wydarzenia / spotkania.
  • W ramach możliwości zapewnienie bezdotykowego wejścia na teren wydarzenia / spotkania (np. otwarcie na stałe i zablokowanie drzwi).
  • Należy maksymalnie jak to jest tylko możliwe ograniczyć możliwość kontaktu osób wchodzących i wychodzących, ograniczyć możliwość zbierania się uczestników w ciągach komunikacyjnych w sposób uniemożliwiający zachowanie odpowiedniego dystansu. Wyjście z terenu spotkania powinno być przygotowane w innym miejscu niż wejście na jego teren i wyraźnie oznaczone z zakazem wychodzenia wejściem.
• Zmniejszenie maksymalnej liczby osób, mogących jednocześnie przebywać́ w windzie (maksymalna dopuszczalna liczba osób podzielona przez 3, z wyłączeniem rodzin), zaleca się, by z wind korzystały osoby, które mają trudności w przemieszczaniu się pomiędzy kondygnacjami.
• Zorganizowanie recepcji / punktu rejestracji uczestników spotkania / wydarzenia zgodnie z poniższymi zaleceniami:
  • W etapie I rekomenduje się rezygnację z recepcji / punktu rejestracji uczestników spotkania / wydarzenia na rzecz wcześniejszej rejestracji online i wcześniejszego wydania / przekazania przez organizatora wydarzenia / spotkania stosownych identyfikatorów, czy też kodów cyfrowych umożliwiających sprawne / bezdotykowe potwierdzenie tożsamości uczestników wydarzenia / spotkania przez zwiększoną ilość personelu bez konieczności kierowania uczestników wydarzenia / spotkania do specjalnego punktu w tym zakresie.
  • W przypadku funkcjonowania recepcji na terenie wydarzenia / spotkania należy ograniczyć czas przebywania na terenie recepcji do minimum. Zaleca się wcześniejszą rejestrację online i maksymalnie ograniczenie czynności operacyjnych przez pracowników recepcji wydarzenia / spotkania.
  • Należy stosować min. 1,5 m odstępu pomiędzy uczestnikami oczekującymi na rejestrację poprzez np. komunikaty obsługi wydarzenia / spotkania, czy też specjalne oznaczenia na podłodze.
  • Dezynfekowanie powierzchni lady recepcyjnej w punkcie obsługi nie rzadziej niż co godzinę̨.
  • Wszystkie czynności obsługi recepcji wobec uczestników wydarzenia / spotkania powinny być realizowane w sposób bezdotykowy.
• Zorganizowanie szatni / punktu przechowywania bagażu w sposób następujący:
  • Maksymalne możliwe zwiększenie liczby personelu obsługującego szatnię lub zapewnienie możliwości samodzielnego wieszania okryć wierzchnich przez uczestników wydarzenia / spotkania.
  • Oczekiwanie w kolejce do szatni powinno umożliwiać min. 1,5-metrową odległość między uczestnikami spotkania / wydarzenia.
  • Obsługa szatni powinna zostać wyposażona w środki ochrony indywidualnej, w tym maski lub przyłbice, rękawiczki oraz środki do dezynfekcji rąk (należy wskazać środki zgodnie z obowiązującymi przepisami), a także nieprzemakalne fartuchy z długim rękawem,  do użycia w razie potrzeby.
  • W miarę możliwości okrycia wierzchnie powinny być wieszane na co drugim wieszaku, a wydawane numery przyporządkowane do okrycia wierzchniego powinny być do użytku jednorazowego.
• Zapewnienie posiłków i napojów uczestnikom wydarzenia / spotkania zgodnie z poniższymi zaleceniami:
  • Serwowanie posiłków oraz napojów bezpośrednio przez obsługę (rezygnacja z tzw. bufetów).
  • Uczestnicy spotkania / wydarzenia mogą spożywać posiłki na terenie spotkania jedynie przy zachowaniu odpowiedniej odległości (min. 1,5 m dystansu pomiędzy siedziskami / stołami / stolikami koktajlowymi).
  • W przypadku systemu zmianowego przy wydawaniu posiłków i napojów obsługa powinna po uprzednim wykorzystaniu przez daną osobę / dane osoby krzesła / stołu / stolika natychmiast zdezynfekować dany mebel / meble stosując odpowiednie środki.
  • W przypadku organizacji żywienia na miejscu, należy stosować się do wymagań higieniczno-epidemiologicznych zawartych w wytycznych dla gastronomii.
• Zapewnienie funkcjonowania ogólnodostępnych toalet dla uczestników / pracowników spotkania / wydarzenia zgodnie z poniższymi zaleceniami:
  • Należy zapewnić płynne mydło, płyn do dezynfekcji rąk oraz ręczniki jednorazowe papierowe.
  • Należy wywiesić instrukcje dot. mycia rąk, zdejmowania i zakładania rękawiczek, zdejmowania i zakładania maseczki oraz instrukcję prawidłowej dezynfekcji rąk.
  • Zakaz używania suszarek do rąk.
  • Należy wywiesić oraz zastosować oznaczenia na podłodze przypominające o zasadzie 1,5 metrowym odstępie pomiędzy osobami oczekującymi na skorzystanie z ogólnodostępnych toalet.
  • Zwiększona częstotliwość sprzątania i dezynfekcji ogólnodostępnych toalet.
  • W ramach możliwości zapewnienie bezdotykowego wejścia do ogólnodostępnych toalet (np. otwarcie na stałe i zablokowanie drzwi).
  • Kontrola dostępu pod kątem osób, chcących skorzystać z ogólnodostępnych toalet (maksymalna liczba osób mogących przebywać jednocześnie w ogólnodostępnym pomieszczeniu toalety równa się ilości dostępnych kabin / pisuarów).
  • W przypadku realizacji wydarzeń / spotkań w przestrzeni otwartej (tzw. plener) zdecydowane zwiększenie ilości toalet i umywalek.
• Dezynfekcja elementów sprzętowych udostępnianych uczestnikom wydarzenia / spotkania (np. krzesło, stolik, flipchart itp.) po każdym wydarzeniu / spotkaniu.
• Przechowywanie śmieci i odpadów w pojemnikach zamkniętych, regularnie czyszczonych i dezynfekowanych. Zaleca się stosowanie do Wytycznych Ministerstwa Klimatu i Głównego Inspektoratu Saniatrnego (link poniżej).
• Wyznaczenie i przygotowanie (m.in. wyposażonego w środki ochrony indywidualnej i płyn dezynfekujący) pomieszczenia, lub pokoju, w którym będzie można czasowo odizolować osobę w przypadku pojawienia się objawów chorobowych.
• Przygotowanie i umieszczenie w łatwo dostępnym miejscu potrzebnych numerów telefonów do powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej oraz służb medycznych.

[/toggle]

[toggle title=”Zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom/pracownikom/spotkania”]

Zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom/pracownikom/ spotkania